Άξιο αναφοράς είναι ότι όσες αιτήσεις υποβληθούν μεταξύ της 21ης Οκτωβρίου και της 20ης Νοεμβρίου θεωρούνται εκπρόθεσμες και πριν από τη χορήγηση της σχετικής βεβαίωσης προηγείται υποχρεωτικά επιτόπιος έλεγχος των πυροσφραγισμένων κυψελών.
Η διαδικασία μπορεί να πραγματοποιηθεί είτε με έντυπη αίτηση στις κατά τόπους ΔΑΟΚ είτε μέσω της ψηφιακής εφαρμογής του Υπουργείου Αγροτικής Ανάπτυξης και Τροφίμων. Η διαδικασία είναι ετήσια και υποχρεωτική για όλους τους επαγγελματίες που δραστηριοποιούνται εντός του κλάδου.
Ως Κατεχόμενες δηλώνονται οι κυψέλες με μελισσοσμήνη που διατηρεί ο μελισσοκόμος κατά την περίοδο διαχείμανσης. Για τις εμπρόθεσμες αιτήσεις, η χορήγηση της Βεβαίωσης Δήλωσης Κατεχόμενων Κυψελών πραγματοποιείται μετά από διοικητικό έλεγχο του φακέλου του ενεργού μελισσοκόμου που τηρεί η Υπηρεσία (φυσικού και ηλεκτρονικού).
Καμία αύξηση του αριθμού των Κατεχομένων Κυψελών σε σχέση με το προηγούμενο έτος δεν γίνεται δεκτή, εάν δεν έχει προηγηθεί Αίτηση Δήλωσης Μεταβολής Κατεχόμενων Κυψελών στην Υπηρεσία, με αιτία μεταβολής την αγορά – μεταβίβαση μελισσοσμηνών ή τη δημιουργία παραφυάδων. Στην τελευταία περίπτωση (παραφυάδες) θα πρέπει (α) να έχει μεσολαβήσει χρονικό διάστημα 2 μηνών από τη σχετική αίτηση και (β) να έχει πραγματοποιηθεί επιτόπιος έλεγχος των πυροσφραγισμένων κυψελών από αρμόδιο κλιμάκιο της υπεύθυνης ΔΑΟΚ.
